Die Bundesregierung hat den Entwurf eines Steueränderungsgesetzes beschlossen. Der Entwurf muss nun nooch das Gesetzgebungsverfahren durchlaufen, sodass noch Änderungen möglich sind. Hier ein erster Überblick über die geplanten Maßnahmen, die ab dem 1.1.2026 gelten sollen:

• Die Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte wird ab dem 1.1.2026 einheitlich (ab dem 1. km) auf 0,38 € angehoben.
• Steuerpflichtige können neben der Berücksichtigung der Entfernungspauschalen ab dem 21. vollen Entfernungskilometer gemäß § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4 Satz 2, Nummer 5 Satz 6 und § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 6 Satz 2 eine unbefristete Mobilitätsprämie als Werbungskosten oder Betriebsausgaben beanspruchen.
• Die Umsatzsteuer für Speisen in der Gastronomie mit Ausnahme der Abgabe von Getränken wird ab dem 1.1.2026 dauerhaft auf 7% reduziert (§ 12 Absatz 2 Nummer 15 UStG) 
• Bekanntgabe eines Bescheides durch Bereitstellung zum Datenabruf (§ 18g Satz 5 UStG)
• Sonderregelung bei der Nutzung der zentralen Zollabwicklung - CCI - (§ 21b UStG - neu)
• Regelungen zur Gemeinnützigkeit:
  • Anhebung der Freigrenze für den steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb auf 50.000 € (§ 64 Absatz 3 Satz 1 AO) 
  • Anhebung der Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale auf 3.300 € bzw. 960 € (§ 3 Nummer 26, 26a EStG)
  • Anhebung der Freigrenze bei der Pflicht zur zeitnahen Mittelverwendung auf 100.000 € (§ 55 Absatz 1 Nummer 5 Satz 4 AO)
  • Verzicht auf eine Sphärenzuordnung von Einnahmen, bei Körperschaften mit Einnahmen unter 50.000 € (§ 64 Absatz 3 Satz 2 AO) 
  • Einführung von E-Sport als neuen gemeinnützigen Zweck (§ 52 Absatz 2 Satz 1 Nummer 21 AO)
  • Photovoltaikanlagen als steuerlich unschädliche Betätigung bei der Gemeinnützigkeit (§ 58 Nummer 11 AO)
• Darüber hinaus werden Rechtsgrundlagen zur Umsetzung der zentralen Zollabwicklung in Bezug auf die Einfuhrumsatzsteuer geschaffen.
• Die De-minimis-Verordnung im Rahmen der Sonderabschreibung für Mietwohnungsneubau nach § 7b EStG wird aktualisiert. Ab dem 1.1.2026 sind die gewährten Beihilfen in einem zentralen Register zu erfassen (Die Eintragung hat innerhalb von 20 Arbeitstagen nach Gewährung der Beihilfe zu erfolgen). Ein Nachweis, in welcher Höhe in den beiden vorangegangenen sowie im laufenden Veranlagungszeitraum De-minimis-Beihilfen gewährt wurden, ist dann nicht mehr erforderlich.
• Die elektronische Bekanntgabe eines Bescheids über die Nichtweiterleitung eines Antrages auf Vorsteuer-Vergütung durch das BZSt wird im Hinblick auf § 122a AO in der ab 1.1.2026 geltenden Fassung als Regelfall ausgestaltet, indem das derzeitige Zustimmungserfordernis des inländischen Unternehmers abgeschafft wird.

Aufwendungen für einen Sprachkurs können als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abgezogen werden, wenn der Kurs beruflich bzw. betrieblich veranlasst ist. Ein Sprachkurs ist beruflich veranlasst, wenn er auf die besonderen beruflichen bzw. betrieblichen Interessen zugeschnitten ist. Diese Voraussetzung ist bereits erfüllt, wenn im Beruf allgemeine Kenntnisse einer Fremdsprache benötigt werden und der Sprachkurs diese Kenntnisse und Fähigkeiten vermittelt.

Sprachkurse werden steuerlich regelmäßig anerkannt, wenn sie im Inland oder in einem Mitgliedstaat der EU stattfinden. Das Erlernen einer Sprache in dem Land, in dem diese gesprochen wird, ist regelmäßig effizienter. Das ist der Grund, warum der BFH entschieden hat, dass es keine Rolle spielt, in welchem Land der Sprachkurs stattfindet. Bei der Wahl des Landes können allerdings im Gegensatz zu einem Inlandssprachkurs touristische Aspekte eine Rolle spielen. Touristische Aspekte gehören jedoch zur privaten Lebensführung.

Aufteilung aufgrund der beruflichen und privaten Zeitanteile
Ist die Reise (Sprachkurs im Ausland) beruflich und privat veranlasst, sind die Kosten aufzuteilen. Steuerlich abziehbar ist nur der beruflich veranlasste Teil der Reisekosten. Die Aufteilung ist grundsätzlich nach dem Verhältnis der beruflichen und privaten Zeitanteile vorzunehmen. Das ist jedoch nicht möglich, wenn der private touristische Aspekt und der Sprachkurs nicht zeitlich nacheinander, sondern parallel nebeneinander stattfinden. D.h. der Aufenthalt im Ausland, z. B. in Südafrika, beinhaltet auch während der Zeit private Aspekte, in der der Teilnehmer den Sprachkurs besucht.

Die Teilnahme an einem Sprachkurs in spanischer Sprache in Südamerika ist außergewöhnlich. Es ist deshalb davon auszugehen, dass der Teilnehmer die Reisekosten auch aus privaten Erwägungen auf sich genommen hat. Der touristische Wert des Aufenthalts am Ort des Sprachkurses darf nicht unbeachtet bleiben. Anders als bei sonstigen Reisen, die der Fortbildung dienen, besteht bei Sprachreisen für die Wahl des auswärtigen Kursortes regelmäßig keine unmittelbare berufliche Veranlassung. Deshalb wird die Ortswahl in diesen Fällen auch von privaten, i.d.R. touristischen Interessen bestimmt sein. Mangels eines anderen Aufteilungsmaßstabs kann in diesen Fällen laut BFH von einer hälftigen Aufteilung sämtlicher mit der Reise verbundenen Kosten ausgegangen werden.

Konsequenz: Wählt der Unternehmer/Arbeitnehmer einen Sprachkurs in einem Nicht-EU-Land, ist laut BFH regelmäßig von einer privaten Mitveranlassung auszugehen, wenn die Entscheidung, ein bestimmtes Land für den Sprachkurs zu wählen, in nicht unerheblichem Maße auch privat motiviert war. Je weiter ein Land entfernt liegt, desto eher ist davon auszugehen.

Praxis-Tipp:
Die Aufwendungen für den Sprachkurs selbst sind zu 100% abziehbar. Die Kosten für An- und Abreise, Unterkunft und Verpflegung müssen jedoch aufgeteilt werden. Ist eine zeitliche Aufteilung nicht möglich, und ist kein anderer plausibler Aufteilungsmaßstab zu finden, dürfen die Kosten für An- und Abreise, Unterkunft und Verpflegung in der Regel im Verhältnis 50 : 50 als Betriebsausgaben oder Werbungskosten abgezogen werden.

Die Aufteilung 50 : 50 ist aber nur dann erforderlich, wenn bei der Wahl des Kursortes eine private Mitveranlassung vorliegt. Der Sprachkurs in einem anderen EU-Land kann hierbei anders zu beurteilen sein, als ein weit entfernt liegendes Ziel. Außerdem ist zu beachten, dass Sprachkurse eher in größeren Städten bzw. im Umfeld dieser Städte stattfinden werden. Wer Spanisch lernen will, wird dies in der Regel in Städten wie Madrid, Barcelona und Sevilla tun. Trotz des touristischen Umfelds kann geltend gemacht werden, dass private Motive bei dieser Auswahl von völlig untergeordneter Bedeutung waren.

Scheidet durch höhere Gewalt oder aufgrund (bzw. zur Vermeidung) eines behördlichen Eingriffs ein Wirtschaftsgut aus dem Anlage- oder Betriebsvermögen aus, so werden stille Reserven aufgelöst, wenn die Leistungen der Versicherung höher sind als der Buchwert des Wirtschaftsguts.

Die gewinnerhöhende Aufdeckung stiller Reserven und somit eine Gewinnerhöhung kann vermieden werden, wenn der Unternehmer ein Ersatzwirtschaftsgut erwirbt. Der Buchwert ist gewinnmindernd auszubuchen. Erstattungen einer Versicherung werden auf das Konto "Versicherungsentschädigungen und Schadenersatzleistungen" gebucht. Steuerlich gibt es unter bestimmten Voraussetzungen die Möglichkeiten, die stillen Reserven auf die Anschaffungskosten eines Ersatzwirtschaftsguts zu übertragen, um die Aufdeckung und damit die Versteuerung der stillen Reserven zu vermeiden. Erfolgt die Anschaffung des Ersatzwirtschaftsguts nicht im selben Jahr, kann der Unternehmer eine steuerfreie Rücklage bilden.

Praxis-Beispiel:
Durch ein Hochwasser sind Büromaschinen eines Unternehmers so beschädigt worden, dass eine Reparatur nicht mehr möglich ist. Der Unternehmer hat neue Geräte für 20.000 € zuzüglich 3.800 € Umsatzsteuer gekauft. Die Büromaschinen hatten noch einen Buchwert von 6.000 €. Die Versicherung hat einen Betrag von 10.000 € erstattet. Die stillen Reserven, die durch die Zahlung der Versicherung aufgedeckt wurden, können steuerlich auf die Anschaffungskosten der neuen Büromaschinen übertragen werden. Die Abwicklung sieht wie folgt aus:

Wenn die Erstattung vor der Anschaffung des Ersatzwirtschaftsguts erfolgt, darf in Höhe der aufgedeckten stillen Reserven eine steuerfreie Rücklage für Ersatzbeschaffung gebildet werden, wenn zu diesem Zeitpunkt eine Ersatzbeschaffung ernstlich geplant und zu erwarten ist. Das gilt unabhängig von der Art der Gewinnermittlung (Bilanzierung und Einnahmen-Überschuss-Rechnung). Die Rücklage für Ersatzbeschaffung kann auch fortgeführt werden, wenn der Unternehmer seine Gewinnermittlungsart wechselt. Die Nachholung der Rücklage für Ersatzbeschaffung in einem späteren Wirtschaftsjahr ist nicht zulässig. Jedoch besteht auch die Möglichkeit, die stillen Reserven in eine Rücklage einzustellen, damit eine zukünftige Ersatzbeschaffung begünstigt wird.

Voraussetzungen: Verkauft oder entnimmt der Unternehmer ein Wirtschaftsgut seines Anlagevermögens, muss er grundsätzlich die dabei aufgedeckten stillen Reserven versteuern. Scheidet das abnutzbare Wirtschaftsgut des Anlagevermögens aber infolge höherer Gewalt oder zur Vermeidung eines behördlichen Eingriffs aus dem Betriebsvermögen aus, brauchen die aufgedeckten stillen Reserven nicht sofort versteuert zu werden. Es kommt zu einer zeitlichen Streckung der Versteuerung.

Voraussetzung ist, dass

• ein Wirtschaftsgut des Betriebsvermögens (Anlage- oder Umlaufvermögen) durch höhere Gewalt oder durch behördlichen Eingriff (oder zur Vermeidung eines solchen Eingriffs) gegen Entschädigung aus dem Betriebsvermögen ausscheidet und
• ein funktionsgleiches Ersatzwirtschaftsgut innerhalb einer bestimmten Frist angeschafft wird und
• das Wirtschaftsgut wegen der Abweichung von der Handelsbilanz in ein besonderes laufend zu führendes Verzeichnis aufgenommen wird.

Werden beim unfreiwilligen Ausscheiden stille Reserven aufgedeckt, können diese steuerlich auf ein Ersatzwirtschaftsgut übertragen werden. Höhere Gewalt liegt vor, wenn das Wirtschaftsgut infolge von Elementarereignissen aus dem Betriebsvermögen ausscheidet, zum Beispiel aufgrund von Brand, Sturm, Hagelschlag, Explosion, Erdbeben oder Überschwemmung. Von höherer Gewalt ist auch bei anderen unabwendbaren Ereignissen, wie z. B. bei Diebstahl oder einem unverschuldeten Unfall auszugehen. Fälle eines behördlichen Eingriffs sind z. B. Maßnahmen zur Enteignung oder Inanspruchnahme für Verteidigungszwecke. Außerdem ist von höherer Gewalt auszugehen, wenn kurze Zeit nach Fertigstellung eines Gebäudes dieses aufgrund erheblicher Baumängel wieder abgerissen werden muss.

Das Ersatzwirtschaftsgut muss nicht nur funktionsgleich mit dem ausgeschiedenen Wirtschaftsgut sein, sondern auch tatsächlich funktionsgleich genutzt werden. Das Wirtschaftsgut muss in demselben Betrieb angeschafft werden, aus dem das andere Wirtschaftsgut ausgeschieden ist. Das gilt nur dann nicht, wenn durch die Enteignung oder höhere Gewalt eine Zwangslage entstanden ist, die den Fortbestand des bisherigen Betriebs selbst gefährdet oder beeinträchtigt.

Da eine Übertragung auf die Anschaffungskosten in der Handelsbilanz nicht möglich ist, sind die Anschaffungskosten in Handels- und Steuerbilanz mit unterschiedlichen Beträgen auszuweisen. Das bedeutet, dass diese auch über die Nutzungsdauer unterschiedlich hoch ausfällt.

Ein Minijob kann vom Arbeitgeber oder vom Minijobber beendet werden. Grundsätzlich gelten für Minijobs dieselben Kündigungsfristen wie bei anderen Beschäftigungen. Wer das Arbeitsverhältnis kündigen möchte, muss grundsätzlich eine gesetzliche Frist von vier Wochen (28 Tage) zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats einhalten.

Praxis-Beispiel:
Eine Studentin arbeitet als Verkäuferin in einem Café. Sie möchte zum Ende des Monats Juni kündigen. Damit die Kündigung wirksam wird, muss sie ihr Schreiben spätestens am 2. Juni abgeben, da nur so die Frist von 28 Tagen eingehalten wird.

Je nach Dauer der Beschäftigung gelten längere Kündigungsfristen. Je länger ein Minijobber im Betrieb arbeitet, desto mehr Zeit müssen Arbeitgeber für eine Kündigung einplanen. Wichtig: Die verlängerten Fristen gelten ausschließlich für Kündigungen, die von Arbeitgeberseite ausgesprochen werden. Minijobber können auch nach vielen Jahren mit der regulären Frist von vier Wochen kündigen. In Arbeits- oder Tarifverträgen können vom Gesetz abweichende Kündigungsfristen vereinbart sein. Für die Berechnung der Kündigungsfrist gilt:

• Vier Wochen bedeuten genau 28 Kalendertage.
• Zwischen dem Tag, an dem die Kündigung beim Empfänger ankommt und dem gewünschten Ende des Arbeitsverhältnisses müssen mindestens 28 Tage liegen.
• Der Tag, an dem die Kündigung zugestellt wird, darf bei der Berechnung der Frist nicht berücksichtigt werden.
• Wochenenden und Feiertage werden mitgezählt, da es sich um eine Wochenfrist handelt.

Beispiel für die Fristenberechnung
Die Kündigung eines Minijobs soll zum 31. Juli erfolgen. Ausgehend vom letzten Arbeitstag wird die Frist so berechnet: 31.Juli - 28 Tage = 4. Juli. Da der Tag, an dem die Kündigung zugestellt wird, nicht mit einberechnet wird, muss die Kündigung spätestens am 3. Juli zugestellt sein.

Kündigung während der Probezeit
Wurde zu Arbeitsbeginn eine Probezeit vereinbart, gilt eine verkürzte gesetzliche Kündigungsfrist von zwei Wochen (14 Tagen) für beide Seiten. Diese Regelung gilt für höchstens sechs Monate ab Arbeitsbeginn. In Arbeits- oder Tarifverträgen kann eine kürzere Probezeit vereinbart werden - aber sie darf niemals länger als sechs Monate dauern.

Kündigung einer befristeten Beschäftigung
Auch bei einer befristeten Beschäftigung - zum Beispiel bei einer Aushilfe - ist es möglich, im Vertrag für die ersten drei Monate eine kürzere Kündigungsfrist festzulegen.

Kann der Minijob auch fristlos gekündigt werden?
In bestimmten Ausnahmefällen ist eine Kündigung auch fristlos - also ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist - möglich. Das gilt sowohl für Minijobber als auch für Arbeitgeber. Voraussetzung ist allerdings ein wichtiger Grund, der es unzumutbar macht, das Arbeitsverhältnis bis zum Ablauf der normalen Kündigungsfrist fortzuführen. Beispiele für solche Gründe sind:

• Diebstahl am Arbeitsplatz
• wiederholte grobe Beleidigungen
• schwerwiegendes Fehlverhalten, das dem Unternehmen schadet
• wiederholt ausbleibende Zahlungen des Verdienstes

Ob eine fristlose Kündigung rechtlich zulässig ist, hängt immer vom Einzelfall ab. Hier empfiehlt es sich, im Zweifel rechtlichen Rat einzuholen.

Eine Kündigung ist nur dann rechtswirksam, wenn sie schriftlich auf Papier erfolgt und eigenhändig unterschrieben ist. Kündigungen per E-Mail, SMS, WhatsApp oder mündlich sind nicht gültig - selbst dann nicht, wenn beide Seiten einverstanden wären. Die sogenannte elektronische Form reicht nicht aus.

Damit im Zweifel nachgewiesen werden kann, wann die Kündigung zugestellt wurde, sollte diese 

• persönlich übergeben werden. Der Empfang kann zusätzlich schriftlich bestätigt werden.
• per Einwurfeinschreiben versendet werden, um den Zugang nachweisen zu können.

Allgemeiner Kündigungsschutz
Auch Minijobber können unter das allgemeine Kündigungsschutzgesetz fallen, wenn der Betrieb mehr als 10 Beschäftigte hat und das Arbeitsverhältnis länger als 6 Monate besteht. Sind beide Voraussetzungen erfüllt, muss eine Kündigung außerdem sozial gerechtfertigt sein. Das ist beispielsweise der Fall, wenn die Kündigung

• betriebsbedingt (z. B. Arbeitsplatz fällt weg),
• verhaltensbedingt (z. B. wiederholte Unpünktlichkeit) oder
• personenbedingt (z. B. dauerhafte Erkrankung) erfolgt.

Wichtig: In kleinen Betrieben mit bis zu 10 Beschäftigten besteht kein allgemeiner Kündigungsschutz. Eine Kündigung darf dann auch ohne einen bestimmten Grund erfolgen.

Einige Personengruppen genießen besonderen Schutz vor Kündigungen, unabhängig von der Betriebsgröße oder der Beschäftigungsdauer.
Dazu zählen unter anderem:

• Schwangere (ab dem ersten Tag der Schwangerschaft)
• Eltern in Elternzeit
• Schwerbehinderte

In diesen Fällen ist eine Kündigung nur mit Zustimmung der zuständigen Aufsichtsbehörde zulässig.

Hat der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einen Firmenwagen überlassen, den er für betriebliche und private Zwecke nutzen darf, setzt der Arbeitgeber regelmäßig 1% vom Bruttolistenpreis pro Monat als geldwerten Vorteil an.

Die Finanzverwaltung verzichtet darauf, für die Fahrten einen geldwerten Vorteil anzusetzen, die der Arbeitnehmer mit seinem Firmenwagen zurücklegt, um andere Einkünfte zu erzielen. Der Arbeitgeber erfasst (über den 1%-Wert hinaus) keinen zusätzlichen geldwerten Vorteil als Arbeitslohn. Der Arbeitnehmer darf in seiner Einkommensteuererklärung zusätzlich sogar die Entfernungspauschale geltend machen, wenn er den Firmenwagen für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte im Rahmen eines anderen Dienstverhältnisses zurücklegt (R 9.10. Abs. 2 der LStR).

Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmer hat mit seiner Ehefrau einen Arbeitsvertrag geschlossen und ihr im Rahmen des Arbeitsverhältnisses einen Firmenwagen überlassen (Bruttolistenpreis 30.000 €). Die Arbeitnehmer-Ehegattin übt darüber hinaus bei einem anderen Arbeitgeber ein weiteres Beschäftigungsverhältnis aus. Die Entfernung von 14km zu dieser Arbeitsstätte legt die Arbeitnehmer-Ehegattin mit dem Firmenwagen zurück.

Nach dem Gesetz für ein steuerliches Investitionssofortprogramm zur Stärkung des Wirtschaftsstandorts Deutschland vom 14.07.2025 (veröffentlicht am 18.07.2025) wird die Körperschaftsteuer in Schritten abgesenkt. Danach beträgt die Körperschaftsteuer

• 15% (wie bisher) für Veranlagungszeiträume bis 2027,
• 14% für den Veranlagungszeitraum 2028,
• 13 % für den Veranlagungszeitraum 2029,
• 12 % für den Veranlagungszeitraum 2030,
• 11 % für den Veranlagungszeitraum 2031 und
• 10 % für Veranlagungszeiträume ab 2032

jeweils zu berechnen vom zu versteuernden Einkommen. Konsequenz: Unter Berücksichtigung der Gewerbesteuer und des Solidaritätszuschlags ergibt sich für 2028 anstelle der bisherigen Gesamtsteuerbelastung von ca. 30% eine Steuerbelastung von ca. 28,8%. Diese Steuerbelastung reduziert sich bis zum Jahr 2032 auf ca. 24,55%.

Auswirkungen der degressiven Abschreibung: Für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die nach dem 30.6.2025 und vor dem 1.1.2028 angeschafft oder hergestellt worden sind, kann die degressive Abschreibungen mit dem 3-fachen der linearen Abschreibung, aber höchstens 30% pro Jahr in Anspruch genommen werden. Konsequenz: Steuerzahlungen und Ausschüttungen werden wegen der höheren Aufwendungen in den ersten Jahren vermindert. In den späteren Jahren kehrt sich der Effekt um, weil die Anschaffungs- oder Herstellungskosten unabhängig von der Abschreibungsmethode nur über die Nutzungsdauer verteilt werden können.
Da aber ab 2027 geringere Steuersätze beschlossen sind, tritt durch den Einsatz der degressiven Abschreibung ein Umkehreffekt ein, der dann insgesamt zu einer Reduzierung der Steuerzahlungen führt.

Hinweis: Das Steuerrecht enthält Regelungen, mit denen es möglich ist, Gewinne in spätere Jahre zu verlagern, z. B. durch die Übertragung stiller Reserven aus der Veräußerung bestimmter Anlagegüter, die nach § 6b EStG zur Vermeidung der Besteuerung auf die Anschaffungs- oder Herstellungskosten anderer bestimmter Wirtschaftsgüter übertragen werden können.

Fazit: Es sollte immer geprüft werden, ob sich wegen der schrittweisen Senkung der Körperschaftsteuersätze eine Gewinnverlagerung in spätere Jahre lohnt.

Hinweis: Die Steuersätze für thesaurierte Gewinne (§ 34a Abs. 1 Satz 1 EStG) sinken von 2027 (28,25%) bis 2032 (25%) ebenfalls, aber nicht so stark. Insbesondere bei Personenunternehmen kann es daher sinnvoll sein, Anteile vom Gewinn vorerst nicht zu entnehmen.

Bei den Fahrten im Zusammenhang mit anderen Einkunftsarten handelt es sich bezogen auf das Unternehmen, in dessen Betriebsvermögen sich der Firmenwagen befindet, um Privatfahrten. Mit der 1%-Regelung sollen jedoch nur die "reinen" Privatfahrten, nicht aber die Fahrten im Zusammenhang mit anderen Einkunftsarten abgegolten sein. Der BFH geht hierbei von einer Regelungslücke im Gesetz aus, sodass bei den Privatfahrten zu unterscheiden ist zwischen

• außerbetrieblichen Fahrten, die keine Privatfahrten sind, weil sie mit anderen Einkunftsarten im Zusammenhang stehen, und
• privaten Fahrten.

Nach dem BMF-Schreiben vom 18.11.2009 bestehen keine Bedenken, die Entnahme für außerbetriebliche Fahrten mangels anderer Anhaltspunkte mit 0,001% des inländischen Listenpreises des Kfz je gefahrenen Kilometer anzusetzen. Das Ergebnis ist für den Unternehmer ungünstig. Der Ansatz der Entfernungspauschale bringt dafür auch nicht annähernd einen Ausgleich. Wenn der Unternehmer zusätzlich zum 1%-Wert die Kosten entnehmen muss, die auf die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte entfallen, hat er nur Nachteile.

Praxis-Tipp: Muss der Unternehmer neben dem Betrag nach der 1%-Methode noch einen weiteren Betrag gewinnerhöhend ansetzen, ergeben sich oftmals sachlich ungerechtfertigte Ergebnisse. Bei Anwendung der 1%-Methode sollte der Firmenwagen möglichst nicht für Fahrten im Zusammenhang mit Überschusseinkünften verwendet werden. Dafür sollte nach Möglichkeit ein privates Fahrzeug verwendet werden, z. B. das Privatfahrzeug des Ehegatten. Nutzt der Ehegatte dann im Gegenzug für seine Privatfahrten den Firmenwagen des Unternehmers, dann ist dies durch die 1%-Regelung abgegolten.

Laut BMF ist es nicht erforderlich, dass der Unternehmer eine zusätzliche Entnahme ansetzt, soweit die Aufwendungen bei der anderen Einkunftsart keinen Abzugsbeschränkungen unterliegen und er sie dort nicht abzieht.

Praxis-Beispiel:
Zum Betriebsvermögen des Unternehmers gehört ein Firmenwagen, dessen Anschaffungskosten 30.000 € betragen haben (Bruttolistenpreis von 35.700 € im Zeitpunkt der Erstzulassung). Die privaten Fahrten ermittelt der Unternehmer nach der 1%-Methode, weil seine betrieblichen Fahrten mehr als 50% betragen. Die Ehefrau ist als Arbeitnehmerin beschäftigt und verwendet den Firmenwagen für eine Dienstreise. Die Ehefrau verzichtet darauf, Fahrtkosten als Werbungskosten geltend zu machen. Konsequenz ist, dass der Unternehmer für die Verwendung im außerbetrieblichen Bereich keine gewinnerhöhende Entnahme erfassen muss.

Auf den Ansatz einer zusätzlichen Entnahme kann der Unternehmer nur dann verzichten, wenn die Aufwendungen bei der anderen Einkunftsart keinen Abzugsbeschränkungen unterliegen. Wird der Firmen-Pkw z. B. für Fahrten im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses genutzt, muss die Entnahme gewinnerhöhend erfasst werden. Bei Überlassung eines Firmenwagens an Arbeitnehmer gelten abweichende Besonderheiten.

Ist eine Reise sowohl betrieblich als auch privat veranlasst, können die Aufwendungen, wie z. B. die Fahrtkosten, in einen betrieblichen und einen privaten Anteil aufgeteilt werden, wenn der betriebliche Anteil mindestens 10% beträgt. Bei Zahlungen vom Geschäftskonto ist der private Anteil als Privatentnahme zu erfassen. Den betrieblichen Anteil der Fahrtkosten bucht der Unternehmer auf das Konto "Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten".

Praxis-Beispiel: 
Ein Unternehmer besucht ein 4-tägiges Fachseminar in Österreich. Im Anschluss an das Seminar macht er einen 5-tägigen Urlaub. Es handelt sich daher um eine gemischt veranlasste Reise. Die Reise dauert insgesamt 9 Tage. Davon entfallen auf den betrieblichen Teil der Reise 4 Tage und auf den privaten Teil der Reise 5 Tage. Zunächst trennt der Unternehmer die Kostenbestandteile ab, die sich leicht und eindeutig dem betrieblichen bzw. dem privaten Bereich zuordnen lassen. Die übrigen Aufwendungen der Reise teilt er im Verhältnis 4/9 und 5/9 auf. Die Aufteilung der Kosten sieht z. B. wie folgt aus:

Schwierigkeiten können sich ergeben, wenn es darum geht festzustellen, ob und ggf. in welchem Umfang neben den beruflichen bzw. betrieblichen Interessen Zeiten für private Aktivitäten und Freizeitgestaltungen genutzt worden sind. Es können sich z. B. dann Probleme ergeben, wenn zwischen dem Ende der beruflichen Veranstaltung und der Rückreise mehr als ein Tag liegt. Fazit: Es ist möglich, auswärtige Tätigkeiten mit einem privaten Urlaub zu kombinieren, ohne den Betriebsausgaben- oder Werbungskostenabzug völlig zu verlieren!

Es handelt sich um gemischte Aufwendungen, wenn sie sowohl privat als auch betrieblich veranlasst sind. Abziehbar ist nur der betriebliche bzw. berufliche Teil der Aufwendungen. Um die Aufwendungen aufteilen zu können, muss der Unternehmer einen plausiblen Aufteilungsmaßstab finden:

• Bei gemischten Reisen können die Aufwendungen nach Zeitanteilen aufgeteilt werden.
• Der private und betriebliche/ berufliche Anteil kann, wenn kein anderer Aufteilungsmaßstab vorhanden ist, auch nach Prozentanteilen geschätzt werden.

Der Unternehmer kann seine gemischten Aufwendungen nur dann aufteilen, wenn der betriebliche bzw. berufliche Anteil der Aufwendungen mindestens 10% beträgt (BFH, Urteil vom 24.2.2011, VI R 12/10). Liegt der betriebliche bzw. berufliche Anteil unter 10%, dürfen die allgemeinen Kosten nicht aufgeteilt und als Betriebsausgaben abgezogen werden. Bei der umgekehrten Situation, bei der die private Mitveranlassung unter 10% liegt, dürfen alle Aufwendungen als Betriebsausgaben abgezogen werden, soweit es keine anderweitigen gesetzlichen Einschränkungen gibt. Die Aufwendungen, die ausschließlich betrieblich bzw. beruflich veranlasst sind, kann der Unternehmer immer zu 100% als Betriebsausgaben abziehen. Ob die betriebliche Veranlassung im Übrigen von untergeordneter Bedeutung ist, spielt keine Rolle.

Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmer nimmt während seiner 14-tägigen Urlaubsreise an einem eintägigen Fachseminar teil. Das Fachseminar ist von untergeordneter Bedeutung (unter 10 % der Gesamtdauer). Der Unternehmer kann daher die Fahrtkosten zum Urlaubsort und die Übernachtungskosten nicht, auch nicht teilweise als Betriebsausgaben abziehen. Was er zu 100% abziehen kann, sind die Seminargebühren, die Kosten für die Fahrt vom Urlaubsort zum Seminarort und zurück und ggf. einen Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand.

Die neue degressive Abschreibung gilt für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die nach dem 30. Juni 2025 und vor dem 1. Januar 2028 angeschafft oder hergestellt worden sind. Sie beträgt das 3-fache der linearen Abschreibung und höchstens 30%. Sie gilt nur für Gewinneinkünfte, nicht für Arbeitnehmereinkünfte oder Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung, da es dort kein Anlagevermögen gibt.

Im Jahr der Anschaffung oder Herstellung ist die Abschreibung zeitanteilig zu berücksichtigen. Da die Begünstigung erst für Anschaffungen nach dem 30. Juni 2025 gilt, können in 2025 höchstens 15% (30% x 6/12) an degressiver Abschreibung in Anspruch genommen werden. Der Übergang von der degressiven Abschreibung zur linearen Abschreibung ist zulässig. Die degressive Abschreibung kann neben der Sonderabschreibung nach § 7g Abs. 5 und 6 EStG in Höhe von 40% in Anspruch genommen werden, sodass dies bei kleinen und mittleren Unternehmen im Anschaffungsjahr 2026 und 2027 zu Abschreibungen in Höhe von 70% führen kann.

Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmer erwirbt eine Maschine mit Anschaffungskosten von 200.000 € im Januar 2026. Die Nutzungsdauer beträgt 8 Jahre (Wirtschaftsjahr = Kalenderjahr). In 2026 kann die neue degressive Abschreibung von (200.000 € x 30% =) 60.000 € in Anspruch genommen werden. Daneben kann, wenn die Voraussetzungen vorliegen, die Sonderabschreibungen nach § 7g Abs. 5 und 6 EStG in Höhe von insgesamt 40% von 200.000 € = 80.000 € im Jahr der Anschaffung und in den vier Folgejahren geltend gemacht werden. Wird die Sonderabschreibungen im Jahr 2026 in voller Höhe in Anspruch genommen, ergibt sich eine Gesamtabschreibung von 60.000 € + 80.000 € = 140.000 €.

Das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) hat einen Antrag auf Vorsteuervergütung insoweit abgelehnt, als diese auf Anzahlungsrechnungen entfielen, die dem Antrag nicht beigefügt worden sind. Allerdings ergaben sich aus den Endrechnungen alle Daten, die in den Abschlagsrechnungen, die vor Ausführung der Leistungen ausgestellt und bezahlt wurden. In den vorgelegten Endrechnungen wurde die auf die Anzahlungsrechnungen entfallende Umsatzsteuer abgezogen.

Praxis-Beispiel:
Die Klägerin mit Sitz und Geschäftsleitung in Österreich, stellte einen Antrag auf Vorsteuervergütung für den Zeitraum Januar bis Dezember 2017 (Vergütungszeitraum), der am 29.06.2018 beim Bundeszentralamt für Steuern einging. Sie begehrte unter anderem die Vergütung von Vorsteuerbeträgen, die in zwei Endrechnungen für Leistungen ausgewiesen waren, die an die Klägerin erbracht wurden. In diesen Endrechnungen wurden jeweils die im Vergütungszeitraum vor Ausführung der Leistungen als Anzahlungen ausgestellten und bezahlten Rechnungen und die hierauf entfallende Umsatzsteuer in Abzug gebracht. Der Antrag der Klägerin auf Vergütung umfasste den Gesamtbetrag der Vorsteuerbeträge aus den Endrechnungen einschließlich der Vorsteuerbeträge aus den Anzahlungsrechnungen. In der Anlage zum Vergütungsantrag wurde nur die enthaltene Einzelaufstellung aus den beiden Endrechnungen aufgeführt. Die Klägerin reichte mit dem Vergütungsantrag lediglich die Endrechnungen, nicht jedoch die Anzahlungsrechnungen beim BZSt ein. Das Finanzamt versagte die Vorsteuervergütung, soweit sie auf die Abschlagsrechnungen entfielen.

Der BFH hat entschieden, dass ein Antrag auf Vorsteuervergütung auch hinsichtlich der auf die Anzahlungsrechnung entfallende Vergütung als vorgelegt gilt, auch wenn der Antrag auf Vorsteuervergütung lediglich Angaben zu der Endrechnung enthält. Das gilt jedenfalls dann, wenn die Endrechnung die in den Anzahlungsrechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer in Abzug bringt und die beantragte Vergütung den Gesamtbetrag der Vorsteuerbeträge umfasst.

Wird ein Firmenwagen aus dem Betriebsvermögen privat entnommen, ist zunächst danach zu unterscheiden, ob durch die Entnahme insgesamt ein Buchgewinn oder ein Buchverlust entsteht. Das hängt davon ab, ob der Buchwert höher oder niedriger ist als der Teilwert, der bei der Entnhme angesetzt werden muss. 

Praxis-Beispiel:
Im Betriebsvermögen eines Unternehmers befindet sich ein Pkw mit einem Buchwert von 1 €, den er vor einigen Jahren von einer Privatperson ohne Vorsteuerabzug gekauft hat. Der Unternehmer beabsichtigt, einen neuen Firmenwagen zu erwerben und den alten Pkw zu verkaufen. Eine Privatperson hat dem Unternehmer angeboten, den alten Pkw für 3.000 € zu kaufen. Beim Verkauf des alten Firmenwagens fällt Umsatzsteuer an. Das lässt sich aber vermeiden, wenn der Unternehmer das Fahrzeug vor dem Verkauf zum Teilwert aus dem Betriebsvermögen entnimmt. D.h., der Unternehmer entnimmt den Pkw ohne Umsatzsteuer aus seinem Betriebsvermögen und verkauft ihn anschließend privat außerhalb seines Unternehmens.

Der Unternehmer entnimmt also den Firmen-Pkw aus dem Betriebsvermögen in sein Privatvermögen. Der Buchwert eines Wirtschaftsguts, das aus dem Anlagevermögen ausscheidet, ist als Aufwand zu buchen (hier also mit 1 €). Die Entnahme muss mit dem Teilwert als Einnahme erfasst werden. Der Pkw hat im Zeitpunkt der Entnahme einen Wert von 3.000 €. Da der Unternehmer bei der Anschaffung keine Vorsteuer abziehen konnte, unterliegt die Entnahme nicht der Umsatzsteuer.

Unterschied zwischen Verkauf und Entnahme mit anschließendem Verkauf
Die Entnahme eines Pkws unterliegt nicht der Umsatzsteuer, wenn für den Pkw, der dem umsatzsteuerlichen Unternehmen zugeordnet ist, keine Vorsteuer geltend gemacht wurde, weil

• der Pkw von einer Privatperson erworben wurde oder
• von einem Kleinunternehmer erworben wurde oder
• das Fahrzeug aus dem Privatvermögen eingelegt wurde.

Der Verkauf eines Firmen-Pkws, der ohne Vorsteuerabzug erworben wurde, muss jedoch der Umsatzsteuer unterworfen werden. Dieses unerwünschte Ergebnis lässt sich vermeiden, indem der Firmen-Pkw zunächst umsatzsteuerfrei entnommen wird, um ihn anschließend privat außerhalb des Umsatzsteuersystems zu verkaufen. Nach dem Urteil des Bundesfinanzhofs kann die Veräußerung unmittelbar nach der Entnahme erfolgen. Für die private Veräußerung fällt dann keine Umsatzsteuer an.

Dokumentation ist empfehlenswert: Zu der Frage, wie groß die Zeitspanne zwischen Entnahme und Verkauf sein muss, gibt es keine Rechtsprechung. Bei der vorhergehenden Privatentnahme muss deutlich gemacht und auch deutlich zum Ausdruck gebracht werden, dass der Verkauf privat erfolgt. Das bedeutet, dass

• kein Firmenpapier (Briefbögen mit Firmenbriefkopf) verwenden werden darf,
• im Kaufvertrag ausdrücklich darauf hingewiesen wird, dass es sich um einen privaten Verkauf handelt,
• im Falle einer Überweisung ein privates Bankkonto und nicht das Firmenkonto angegeben wird.

Der Vermerk "steuerfreier Umsatz (Pkw wurde gebraucht von einer Privatperson gekauft)" kann bereits ausreichend sein, um von einer Entnahme mit anschließendem Privatverkauf ausgehen zu können. Zweckmäßig ist es jedoch, über die Entnahme einen schriftlichen Vermerk zu erstellen und die Entnahme zeitnah zu buchen. So sollte z. B. bei einer Entnahme im Januar die Entnahme zusammen mit den anderen Geschäftsvorfällen des Monats Januar gebucht werden.

Praxis-Tipp:
Der Firmen-Pkw kann ohne Umsatzsteuer entnommen und anschließend außerhalb des Mehrwertsteuersystems verkauft werden. Es muss zwischen Entnahme und Veräußerung kein größerer Zeitabstand liegen. Aus dem Urteil des BFH lässt sich ableiten, dass kein Missbrauch von Gestaltungsmöglichkeiten anzunehmen ist, wenn Entnahme und privater Verkauf des Pkw am selben Tag erfolgen.

Zu den Anschaffungskosten gehören zunächst der Kaufpreis. Außerdem gehören auch die Sonderausstattung sowie die Zulassungs- und Überführungskosten dazu. Sonderausstattung sind alle Gegenstände, die fest mit dem Pkw verbunden sind. Die Kosten hierfür sind den Anschaffungskosten hinzuzurechnen, weil diese zusammen mit dem Fahrzeug einen einheitlichen Vermögensgegenstand bilden. Sonderausstattungen sind z. B. Aufbauten, ein fest eingebautes Autoradio und ein fest eingebautes Navigationsgerät. Konsequenz: Die ursprünglichen Anschaffungskosten werden beim Erwerb und Einbau im Jahr des Pkw-Kaufs zusammen mit den Sonderausstattungen aktiviert. Der aktivierte Betrag bildet die Ausgangsbasis für die Bemessung der planmäßigen Abschreibung.

Ein Pkw gehört zum abnutzbaren beweglichen Sachanlagevermögen. Die Abschreibungsmethode kann handelsrechtlich frei gewählt werden, sofern sie der tatsächlichen Wertentwicklung nicht zuwiderläuft und dadurch willkürlich ist. Steuerlich ist im Fall eines Firmen-Pkw die lineare Abschreibung anzuwenden (§ 7 Abs. 1 Satz 1 EStG). Die amtlichen AfA-Tabellen sehen für Pkw eine betriebliche Nutzungsdauer von 6 Jahren vor. Erfolgt der Erwerb von Sonderausstattung erst im Folgejahr, muss im Folgejahr eine nachträgliche Erhöhung der Anschaffungskosten gebucht werden und die Abschreibung ab diesem Zeitpunkt neu berechnet werden.

Hinweis: Bei reinen Elektrofahrzeugen, die nach dem 30.6.2025 und vor dem 1. Januar 2028 angeschafft wurden bzw. werden, kann die Sonderabschreibung nach § 7 Abs. 2a EStG in Anspruch genommen werden, wenn die Anschaffungskosten 100.000 € nicht übersteigen. Diese beträgt im Jahr der Anschaffung 75%, im ersten darauffolgenden Jahr 10 %, im zweiten und dritten darauffolgenden Jahr jeweils 5%, im vierten darauffolgenden Jahr 3% und im fünften darauffolgenden Jahr 2%.

Von den Sonderausstattungen ist das Zubehör abzugrenzen. Die Sonderausstattung ist fest mit dem Pkw verbunden. Zubehör sind dagegen Wirtschaftsgüter, die zusammen mit dem Pkw genutzt werden, ohne mit ihm fest verbunden zu sein, wie z. B. ein mobiles Navigationsgerät. Entscheidend ist, dass die Verbindung des Wirtschaftsguts mit dem Fahrzeug jederzeit problemlos gelöst werden kann. Zubehör ist (bei Vorliegen der sonstigen Voraussetzungen) als eigenständiges Wirtschaftsgut zu verbuchen. 

Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmer lässt im Jahr nach der Anschaffung ein fest mit dem Pkw verbundenes Navigationssystem für 2.000 € zuzüglich 380 € (= 19 %) Umsatzsteuer einbauen. Da das Navigationsgerät fest mit dem Fahrzeug verbunden ist, handelt es sich um eine Sonderausstattung, die Bestandteil des Fahrzeugs wird, wodurch sich die Anschaffungskosten nachträglich ändern. Die nachträglichen Anschaffungskosten sind aus Vereinfachungsgründen bei der Bemessung der Abschreibung so zu berücksichtigen, als wären sie zu Beginn des Jahres angefallen, in dem der nachträgliche Einbau erfolgt ist.

Die folgenden Steuertermine bzw. Abgabefristen sind im kommenden Monat zu beachten.

Für den Monat August 2025:

Für den Monat September 2025:

Hinweis: Die Abgabetermine entsprechen den Zahlungsterminen.

Die Zahlung ist fristgerecht, wenn

• bei einer Überweisung der Betrag spätestens am Abgabetermin auf dem Konto des Finanzamts eingegangen ist (keine Säumniszuschläge bei Überweisung, wenn der Betrag innerhalb von 3 Tagen nach dem Termin auf dem Konto des Finanzamts eingeht = Zahlungsschonfrist; Zahlung innerhalb der Schonfrist ist dennoch eine unpünktliche Zahlung),
• bei Zahlung mit Scheck gilt die Zahlung erst 3 Tage nach Scheckeinreichung als bewirkt, auch wenn der Betrag früher beim Finanzamt gutgeschrieben wird,
• dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung erteilt wurde; die Zahlung gilt immer als pünktlich, auch wenn das Finanzamt später abbucht.

Hinweis: Der Antrag auf Dauerfristverlängerung muss nicht jährlich wiederholt werden, da die Dauerfristverlängerung solange gilt, bis der Unternehmer seinen Antrag zurücknimmt oder das Finanzamt die Fristverlängerung widerruft. Die 1/11 -Sondervorauszahlung muss dagegen von den Unternehmern, die ihre Voranmeldungen monatlich zu übermitteln haben, für jedes Kalenderjahr, für das die Dauerfristverlängerung gilt, bis zum 10. Februar berechnet, angemeldet und entrichtet werden.

Alle am 4.8.2025 anhängigen und zulässigen Einsprüche gegen die Festsetzung des Solidaritätszuschlags für Veranlagungszeiträume vor 2020 werden per Allgemeinverfügung der obersten Finanzbehörden der Länder zurückgewiesen, soweit mit den Einsprüchen geltend gemacht wurde, dass das Solidaritätszuschlaggesetz 1995 gegen das Grundgesetz verstoße.

Entsprechendes gilt auch für alle am 4.8.2025 anhängigen, außerhalb eines Einspruchs- oder Klageverfahrens gestellten und zulässigen Anträge auf Aufhebung einer Festsetzung des Solidaritätszuschlags für Veranlagungszeiträume vor 2020.

Bei einem Dokument, das trotz der in Bezug genommenen ergänzenden Unterlagen überflüssige und widersprüchliche Angaben enthält, kann beim Empfänger den Anschein erwecken, dass über steuerpflichtige Leistungen abgerechnet wird. Die Gefahr eines unberechtigten Steuerausweises kann dann nicht ausgeschlossen werden, sodass der Aussteller des Dokuments die Umsatzsteuer nach § 14c Abs. 2 UStG schuldet.

Praxis-Beispiel:
Die Klägerin (eine GmbH) führte für pharmazeutische Unternehmen Beobachtungsstudien durch. Diese umfasste die Projektkoordination, das Datenmanagement, die Honorarverwaltung und die Erstellung von Statusberichten. Die Klägerin übersandte ihren Auftraggebern im Rahmen der Honorarverwaltung sogenannte "Abforderungsschreiben" für Honorare, in denen sie jeweils unter Angabe einer fortlaufenden "Abforderungs-Nr.", "Angebots-Nr.", "Bestell-Nr." des jeweiligen Auftraggebers eine Kurzbeschreibung des "Projekts" und eines "Lieferdatums" auswies. Die Umsatzsteuer zur Überweisung der abgeforderten Beträge wurde offen ausgewiesen. Die Klägerin erfasste die von ihren Auftraggebern abgeforderten Geldbeträge als durchlaufende Posten. Im Rahmen einer Außenprüfung gelangte das Finanzamt zu der Auffassung, dass der Steuerausweis in den "Abforderungsschreiben" unberechtigt erfolgt ist und die Klägerin die ausgewiesene Steuer schulde. Das Finanzamt erließ dementsprechende Umsatzsteuer-Änderungsbescheide.

Der BFH stimmte der Entscheidung des Finanzgerichts zu, wonach die "Abforderungsschreiben" die Voraussetzungen für Rechnungen erfüllen, sodass die Klägerin die dort unberechtigt gesondert ausgewiesenen Steuerbeträge nach § 14c Abs. 2 Satz 1 UStG schuldet. Somit kommt Art. 203 MwStSystRL zur Anwendung, wonach die Mehrwertsteuer zu Unrecht in Rechnung gestellt wurde. Somit liegt eine Gefährdung des Steueraufkommens vor, weil der Adressat sein Recht auf Vorsteuerabzug geltend machen kann.

Mit dem überflüssigen Steuerausweis und den damit verbundenen widersprüchlichen Angaben hat die Klägerin das Risiko auf unberechtigten Vorsteuerabzug geschaffen. Bei einem Teil der Empfänger der "Honorarabforderungen" hat sich das Risiko auch realisiert, weil die Klägerin die Fehlvorstellung hervorgerufen hat, dass mit den "Abforderungsschreiben" über steuerpflichtige Leistungen der Ärzte im Rahmen der durchgeführten Studien abgerechnet werde. So entstand die Annahme, dass bereits mit den "Honorarabforderungen" ein Recht auf Vorsteuerabzug ausgeübt werden könne und es nicht erforderlich war, dass die Erteilung der Gutschriften durch die Klägerin abgewartet werden müsse. Ein Teil der Empfänger der "Abforderungsschreiben" hat den Vorsteuerabzug beansprucht, obwohl sie sämtliche ergänzenden Unterlagen kannten, aus denen etwas anderes hätte abgeleitet werden können. Sie haben nicht die Erteilung der Gutschriften an die Ärzte abgewartet, mit denen sie ihr Recht auf Vorsteuerabzug (einzeln für jede Gutschrift) hätten ausüben können.

Fazit: Bei einem Dokument, dass keine Rechnung ist und mit dem nur eine Zahlung angefordert wird, sollte die Umsatzsteuer nie offen ausgewiesen werden. Das gilt insbesondere dann, wenn die Person, die das Dokument ausstellt, nur für die Zahlungsabwicklung zwischengeschaltet ist.

Das Bestreben eines Unternehmers "Steuern zu sparen" macht eine rechtliche Gestaltung nicht unangemessen, solange die gewählte Gestaltung zumindest auch von außersteuerlichen Gründen bestimmt gewesen ist. Gründen daher Ehegatten jeweils ein Unternehmen an derselben Anschrift, ist darin noch keine künstliche Aufspaltung und damit kein Missbrauch zu sehen. 

Praxis-Beispiel:
Die Klägerin und ihr Ehemann arbeiteten beide im Rahmen eines Mini-Jobs wöchentlich 7 Stunden bei einer Kirchengemeinde (Reinigungskraft, Friedhofsgärtnerin, Pflege der Außenanlagen). Die Klägerin als auch ihr Ehemann meldeten jeweils getrennt ein Einzelunternehmen "Grabpflege und Grabgestaltung" an. Der Umsatz der beiden Einzelunternehmen lag jeweils unter 17.500 €. Die von beiden Eheleuten beantragte Kleinunternehmerregelung lehnte das Finanzamt ab, weil keine getrennten Geschäftsräume vorlagen und die Eheleute einen gemeinsamen Kundenkreis hatten. Daher ging das Finanzamt davon aus, dass die Anmeldung des zweiten Gewerbebetriebs ausschließlich das Ziel hatte, die Umsatzgrenzen für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung nicht zu überschreiten.

Das Finanzgericht hat entschieden, dass die Klägerin die Kleinunternehmerregelung nicht missbräuchlich in Anspruch genommen hat. Ob zwei Einzelunternehmen oder ein Zusammenschluss natürlicher Personen als Unternehmer vorliegt, hängt davon ab, wen die Leistungsempfänger als Schuldner der vereinbarten Leistung anhand der abgeschlossenen zivilrechtlichen Vereinbarungen ansehen. Eheleute sind jedenfalls nicht verpflichtet, jeweils selbständige Tätigkeiten zu einem Unternehmen zu bündeln und einheitlich anzubieten. Sie dürfen auch getrennte Unternehmen führen. Die Forderung, wonach Eheleute Leistungen "aus einer Hand" anbieten müssten, würde Eheleute allein aufgrund ihrer Ehe benachteiligen. Dies würde gegen das Grundgesetz verstoßen.

Beide Ehegatten sind jeweils für ihre Kunden erkennbar eigenständig nach außen aufgetreten. Sie haben jeweils ein eigenes Gewerbe angemeldet und unter eigenem Namen und in eigener Verantwortung Leistungen gegenüber den Kunden erbracht. Auch haben sie mit jeweils eigener Steuernummer, eigenem Briefkopf und mit eigenen Rechnungs- und Kundennummern abgerechnet. Unerheblich ist die Angabe derselben Anschrift und Telefonnummer auf den Rechnungen und die gemeinsame Nutzung des Arbeitszimmers. Ohne Bedeutung ist auch, dass sich die Leistungsangebote der Klägerin und die ihres Ehemanns ergänzen und teilweise überschneiden und dass sie teilweise auch identische Kunden hatten. Denn hierbei handelt es sich um marktübliche Vorgänge, die im täglichen Wirtschaftsleben ständig vorkommen.

Hinweis: Eine zweckwidrige Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung liegt nur dann vor, wenn Umsätze planmäßig aufgespalten und künstlich zwischen Unternehmen mit dem Ziel verlagert werden, die Kleinunternehmergrenze jeweils nicht zu überschreiten. Dies ist nach Auffassung des Finanzgerichts hier nicht zu erkennen. Vielmehr hat die Klägerin nachvollziehbar außersteuerliche Gründe für die gewählte Gestaltung dargelegt. So wollte die Klägerin aufgrund der Behinderungen ihrer Kinder mit flexibleren Arbeitszeiten zum Familieneinkommen hinzuverdienen. Da sie körperlich Grabsteine nicht bewegen konnte, konzentrierte sie ihre Tätigkeit auf die Grabpflege.

Steueroptimierung ist zulässig! Die von den Ehegatten gewählte Aufteilung der verschiedenen Tätigkeitsbereiche entspricht nach Auffassung des Finanzgerichts einer zulässigen Steueroptimierung. Eheleute sind nicht verpflichtet, jeweils selbständige Tätigkeiten in einem Unternehmen zu bündeln. Sie dürfen auch getrennte Unternehmen führen, die dann ggf. aufgrund der Höhe ihrer erzielten Umsätze in den Anwendungsbereich der Kleinunternehmerregelung fallen.

Gesetzesänderungen: Die Umsatzgrenze des Vorjahres in § 19 Abs. 1 UStG in Höhe von 17.500 € wurde ab 2020 auf 22.000 € und ab 2025 auf 25.000 € erhöht.

Der Unternehmer ist nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG bei Ausführung von steuerpflichtigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer oder Unternehmer für dessen nichtunternehmerischen Bereich verpflichtet, eine Rechnung auszustellen.

Der Begriff der steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück umfasst Bauleistungen und sonstige Leistungen. Zu den Leistungen, bei denen eine Verpflichtung zur Rechnungserteilung besteht, gehören zunächst alle Bauleistungen, bei denen der Leistungsempfänger Steuerschuldner sein kann. Weiter gehören dazu die steuerpflichtigen Werklieferungen oder sonstigen Leistungen, die der Erschließung von Grundstücken oder der Vorbereitung von Bauleistungen dienen.

Übt ein Unternehmer seine Tätigkeit im Arbeitszimmer aus oder hat er mehrere Betriebsstätten bzw. mehrere Büros, stellt sich immer die Frage, bei welchen Fahrten es sich um auswärtige Tätigkeiten oder um Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte handelt, bei denen nur die Entfernungspausschale angesetzt werden kann. Die Regelungen, die für Arbeitnehmer gelten, sind sinngemäß auf Unternehmer anzuwenden. Ist die Entfernungspauschale anzusetzen, bucht der Unternehmer die nicht abziehbaren Kosten auf das Konto "Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte und Familienheimfahrten (nicht abziehbarer Anteil)".

Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmer aus Meckenheim hat in Bonn eine Betriebsstätte (Entfernung 22 km). Außerdem unterhält er noch im 14 km entfernten Bad Godesberg eine weitere Betriebsstätte. Er fährt mit seinem Firmenwagen (Bruttolistenpreis 50.000 €) an 3 Tagen in der Woche zur 22 km entfernten Betriebsstätte in Bonn. An zwei Tagen in der Woche fährt er zur 14 km entfernten Betriebsstätte in Bad Godesberg. Die Filiale in Bad Godesberg ist die erste Betriebsstätte, weil sie näher zur Wohnung liegt. Die Filiale in Bonn ist keine erste Betriebsstätte, sodass es sich bei den Fahrten dorthin um eine auswärtige Tätigkeit handelt.

Fahrten zur 14km entfernt liegenden ersten Betriebsstätte

Die Anwendung der 0,002%-Regelung anstelle der 0,03%-Regelung ist nicht zulässig.

Ergebnis: Die Entfernungspauschale wird nur für die Fahrten zur ersten Betriebsstätte angesetzt. Das bedeutet, dass die Fahrten von Meckenheim nach Bonn als auswärtige Tätigkeiten einzustufen sind, sodass die Kosten für diese Fahrten uneingeschränkt abziehbar sind.

Die private Nutzung eines Firmenfahrzeugs kann pauschal mithilfe der 1%-Regelung ermittelt werden, wenn das Fahrzeug zu mehr als 50% betrieblich genutzt wird. Bemessungsgrundlage ist der Bruttolistenpreis im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich Sonderausstattung. Ertragsteuerlich ist bei der privaten Nutzung von Elektrofahrzeugen der Bruttolistenpreis nur zur Hälfte (= 0,5%-Regelung) oder mit einem Viertel (= 0,25%-Regelung) anzusetzen. Im Gegensatz dazu ist die Umsatzsteuer mit 19% vom ungekürzten Betrag zu berechnen.  

Praxis-Beispiel:
Ein Unternehmer hat im Juli 2025 ein reines Elektrofahrzeug mit einem Bruttolistenpreis von 88.000 € erworben. Die betriebliche Nutzung beträgt 70%. Für die private Nutzung wird bei der 1%-Regelung der Bruttolistenpreis nur mit einem Viertel (= abgerundet 22.000 €) angesetzt. Die Nutzungsentnahme nach der 1-%-Regelung beträgt somit 220 € pro Monat. 

Die Umsatzsteuer ist vom ungekürzten Betrag abzüglich 20% (pauschaler Abzug für steuerfreie Kfz-Kosten). Der nicht geminderte Bruttolistenpreis beträgt: 88.000 € × 1% = 880 € - 20% = 704,00 €; 704 € x 19% = 133,76 €. 

Die Buchung lautet somit:
"Unentgeltliche Wertabgaben" 837,76 € (Gesamtbetrag) an
"Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19% USt (Kfz-Nutzung)" 704,00 € +
"Umsatzsteuer 19%" 133,76 €

Fazit: Da bei die Buchführungsprogramme regelmäßig eine Korrekturbuchung allein über Umsatz- und Vorsteuerkonten nicht zulassen, führt die oben angegebene Buchung zum richtigen Ergebnis.

Verkauft ein Unternehmer ein Neufahrzeug an einen Privatkunden, der in einem anderen EU-Land wohnt, darf er keine Umsatzsteuer berechnen. Es handelt sich um eine umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung, die im anderen EU-Land der Umsatzsteuer zu unterwerfen ist. Neufahrzeuge in diesem Sinne sind z. B. Pkw,

• die nicht mehr als 6.000 Kilometer zurückgelegt haben oder
• deren erste Inbetriebnahme im Zeitpunkt der Lieferung nicht mehr als 6 Monate zurückliegt.

Die straßenverkehrsrechtliche Zulassung ist nicht erforderlich. Keine Landfahrzeuge sind dagegen Wohnwagen, Packwagen und andere Anhänger ohne eigenen Motor, die nur von Kraftfahrzeugen mitgeführt werden können, sowie selbstfahrende Arbeitsmaschinen, die nach ihrer Bauart oder ihren besonderen, mit dem Fahrzeug fest verbundenen Einrichtungen nicht zur Beförderung von Personen oder Gütern bestimmt und geeignet sind.

Lieferung an Privatpersonen im EU-Ausland: Veräußert ein inländischer Unternehmer Gegenstände an Privatpersonen, führt er die Lieferung regelmäßig da aus, wo die Lieferung bzw. Versendung beginnt. Das ist in der Regel der Firmensitz des Unternehmers. Bei Lieferungen in ein anderes EU-Land handelt es sich um eine innergemeinschaftliche Lieferung, die steuerfrei ist, wenn der Abnehmer ein Unternehmer mit einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist. Ausnahme: Liefert der Unternehmer ein neues Fahrzeug, dann ist der Verkauf in ein anderes EU-Land immer umsatzsteuerfrei, und zwar auch dann, wenn der Kunde keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besitzt.

Als erste Inbetriebnahme eines Fahrzeugs ist die erste Nutzung zur Personen- oder Güterbeförderung zu verstehen. Bei Fahrzeugen, die einer Zulassung bedürfen, ist davon auszugehen, dass der Zeitpunkt der Zulassung mit dem Zeitpunkt der ersten Inbetriebnahme identisch ist. 

Die Besteuerung eines neuen Pkw erfolgt immer in dem Land, in dem das Fahrzeug genutzt (zugelassen) wird. Dieses Bestimmungslandprinzip gilt nicht nur für Unternehmer, sondern auch für Privatpersonen. Beim Verkauf und Kauf neuer Pkw werden also auch Privatpersonen verpflichtet, den innergemeinschaftlichen Erwerb zu versteuern. Für die Besteuerung des Pkw-Erwerbs aus einem anderen EU-Land gibt es ein Formular, das zu verwenden ist. Die Meldung hat nach einem amtlich vorgeschriebenen Datensatz zu erfolgen, und zwar für jedes Fahrzeug getrennt. Der Vordruck heißt "Meldung innergemeinschaftlicher Lieferungen neuer Fahrzeuge an Abnehmer ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer" und ist auf der Internetseite des Bundeszentralamts für Steuern abrufbar. Die Meldung ist elektronisch abzugeben. Das Meldeverfahren soll der Kontrolle dienen. Ohne die Verpflichtung zur Meldung kann die Umsatzbesteuerung im Bestimmungsland nicht sichergestellt werden.

Meldepflicht für Fahrzeuglieferungen: Es ist eine zusammenfassende Meldung abzugeben
Neufahrzeugverkäufe an Abnehmer in einem anderen EU-Land mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer muss der Unternehmer in einer zusammenfassenden Meldung dem Bundeszentralamt für Steuern übermitteln. Neufahrzeugverkäufe an Abnehmer in einem anderen EU-Land ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Privatpersonen) gehören nicht in die zusammenfassende Meldung.

Praxis-Beispiel:
Ein Autohändler in Deutschland verkauft ein Auto an einen Italiener, der kein Unternehmer, sondern eine Privatperson ist. Dieser erwirbt vom deutschen Autohändler für 50.000 € (netto ohne Umsatzsteuer) einen neuen Pkw (Kilometerstand unter 6.000 km). Die erstmalige Inbetriebnahme des Fahrzeugs im Zeitpunkt des Erwerbs liegt nicht mehr als 6 Monate zurück. Bevor der Italiener mit dem Fahrzeug nach Italien fährt, unternimmt er eine Reise durch Europa. Als er die Grenze nach Italien überschreitet, zeigt der Tacho mehr als 6.000 Kilometer an.
Es handelt sich dennoch um den Verkauf eines neuen Fahrzeugs, weil es im Zeitpunkt des Erwerbs die 6.000 km-Grenze nicht überschritten hatte und auch die Inbetriebnahme nicht mehr als 6 Monate seit dem Zeitpunkt des Erwerbs zurücklag. Der deutsche Autohändler muss also nicht kontrollieren, wann und mit welchem Kilometerstand das Fahrzeug im Bestimmungsland eintrifft. Er stellt seine Rechnung ohne Umsatzsteuer aus und meldet den Verkauf an das Bundeszentralamt für Steuern.

Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise und Rechnungen eines Kleinunternehmers müssen nicht als E-Rechnung verschickt werden, sondern können immer als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden. Verwendet der Rechnungsaussteller in diesen Fällen dennoch eine E-Rechnung, ist dies bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ohne Zustimmung des Rechnungsempfängers möglich. Wird für Umsätze, bei denen trotz fehlender Verpflichtung zur Ausstellung (z. B. bei Umsätzen an private Endverbraucher oder bei Umsätzen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind) eine Rechnung ausgestellt wird, kann eine E-Rechnung nur bei Zustimmung des Rechnungsempfängers verwendet werden (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).

Immer dann, wenn keine Pflicht zur Verwendung einer E-Rechnung besteht, ist die Verwendung einer sonstigen Rechnung in Papierform immer zulässig. Auch in diesen Fällen kann eine E-Rechnung oder eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format verwendet werden, dies bedarf aber der Zustimmung des Rechnungsempfängers. Die Zustimmung bedarf dabei keiner besonderen Form und kann auch konkludent (z. B. durch eine widerspruchslose Annahme) erfolgen. Es muss lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll. Die Zustimmung kann z. B. in Form einer Rahmenvereinbarung (z. B. in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen) erklärt werden. Sie kann auch nachträglich erklärt werden. Es genügt aber auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen.

Ein Unternehmer ist nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 UStG bei der Ausführung von Lieferungen oder sonstigen Leistungen an eine juristische Person verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, auch wenn und soweit diese nicht Unternehmer ist. Die Rechnung kann auf Papier oder mit Zustimmung des Leistungsempfängers als E-Rechnung oder als sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden. Die Zustimmung bedarf keiner besonderen Form und kann auch konkludent (z. B. durch eine widerspruchslose Annahme) erfolgen. Wird ein Umsatz sowohl für den unternehmerischen als auch für den nichtunternehmerischen Bereich der juristischen Person ausgeführt, geht die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung vor.

Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass dem Empfänger ordnungsgemäße Rechnungen vorliegen. Bei E-Rechnungen ist zwischen Formatfehlern und inhaltlichen Fehlern zu unterscheiden.

Formatfehler und ihre Auswirkungen
Sind Unternehmer zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet, ist Voraussetzung für eine ordnungsgemäße E-Rechnung u.a., dass sie eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Dies bedeutet, dass eine ordnungsmäßige Rechnung alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG enthalten und diese sich im strukturierten Teil der E-Rechnung befinden müssen. Fehlen hier ein oder mehrere Angaben, liegt ein inhaltlicher Fehler vor.

Das führt dazu, dass zwar eine E-Rechnung vorliegt. Diese ist jedoch nicht ordnungsgemäß und schließt deshalb den Vorsteuerabzug aus. Ein bloßer Verweis in den strukturierten Daten auf eine Anlage, in der die Rechnungspflichtangaben in unstrukturierter Form enthalten sind, reicht nicht aus. Hinsichtlich der Leistungsbeschreibung gilt, dass die im strukturierten Teil der E-Rechnung enthaltenen Angaben eine eindeutige und leicht nachprüfbare Feststellung der Leistung ermöglichen müssen. Ein Link allein, der sich im strukturierten Teil einer E-Rechnung befindet, erfüllt somit nicht die Voraussetzungen. Ergänzende Angaben können jedoch in einem in der E-Rechnung enthaltenen Anhang aufgenommen werden (z. B. eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen in einer PDF-Datei).

Nach dem Abschnitt 14.1 Abs. 2 UStAE gelten alle Rechnungen in Papierform oder in anderen elektronischen Formaten, die nicht den Vorgaben entsprechen, als sonstige Rechnungen. Dazu zählen auch alle nicht strukturierten elektronischen Dateien, wie zum Beispiel PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien oder Angaben in E-Mails. Auch eine Datei, die auf Grund von Formatfehlern die Anforderungen an das strukturierte elektronische Format einer E-Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG nicht erfüllt, stellt eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format dar. Dabei ist es unerheblich, welcher Art die Formatfehler sind, weil die Datei dann nicht den Vorgaben des § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG entspricht. Formatfehler führen somit dazu, dass keine E-Rechnung vorliegt. Ist der leistende Unternehmer zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet, führen Formatfehler dazu, dass keine ordnungsmäßigen Rechnungen vorliegen und somit der Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug verliert.

Inhaltliche Fehler
Besteht die Verpflichtung zur Erteilung einer E-Rechnung, dann müssen alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben in der E-Rechnung enthalten sein. Inhaltliche Fehler (= kritische Fehler im Rahmen einer Validierung) führen ebenfalls dazu, dass eine E-Rechnung vorliegt, die nicht ordnungsgemäß ist. Die Voraussetzung der elektronischen Verarbeitung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG) erfordert also, dass die umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben (§§ 14, 14a UStG) im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein müssen. Ein bloßer Verweis in den strukturierten Daten auf eine Anlage, in der die Rechnungspflichtangaben in unstrukturierter Form enthalten sind, reicht nicht aus.

Fazit: Die erforderlichen Angaben müssen zwingend im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein. Fehlen hier ein oder mehrere Angaben, liegt ein Fehler vor. Das führt dazu, dass eine E-Rechnung vorliegt, die nicht ordnungsmäßig ist, sodass der Vorsteuerabzug entfällt.

Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass ein Steuerpflichtiger auch dann einen eigenen Hausstand haben kann, wenn sich dieser in einem Teil des Elternhauses befindet. Allerdings müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Wesentlich ist, dass der Steuerpflichtige 

• die Wohnung tatsächlich bewohnt,
• über eigene Wohnräume verfügt, die ein eigenständiges Wohnen ermöglichen, und 
• dass diese Räume nicht als Teil des elterlichen Haushalts angesehen werden. 

Führt der Steuerpflichtige außerdem im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung am Ort des Lebensmittelpunkts einen Einpersonenhaushalt, stellt sich die Frage nach der finanziellen Beteiligung an den Kosten der Lebensführung nicht (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG).

Praxis-Beispiel:
Der Kläger erzielte in den Jahren 2014 bis 2018 aus der Tätigkeit als Werkstudent, als studentische Hilfskraft sowie als wissenschaftlicher Mitarbeiter Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit. Zudem erhielt er in den Jahren 2014 bis 2017 Leistungen nach dem Bundesausbildungsförderungsgesetz. Zur Bestreitung seines Lebensunterhalts standen ihm genügend Mittel zur Verfügung. Sein Lebensmittelpunkt lag unstreitig in der Obergeschosswohnung seines Elternhauses, die als ein eigener Hausstand zu werten ist. Die Wohnungen im Erdgeschoss und im Obergeschoss haben jeweils zum mittigen und offenen Treppenhaus einen eigenen Eingang.

Ein zentrales Argument der BFH-Entscheidung ist die finanzielle Eigenständigkeit des Steuerpflichtigen. Obwohl er jung und Student war, verfügte er über ein eigenes Einkommen (wenn auch in begrenztem Maße) und konnte seinen Lebensunterhalt selbst bestreiten. Dies unterscheidet ihn von einem typischen "Kind", das einfach in den elterlichen Haushalt integriert ist. Das Gericht stellte fest, dass der Steuerpflichtige selbst für die Kosten seines Einpersonenhaushalts verantwortlich war, sodass eine finanzielle Beteiligung an einem gemeinsamen Haushalt hier nicht relevant war.

Fazit: Der Begriff "eigener Hausstand" muss nicht streng physisch oder formal interpretiert werden. Vielmehr muss dies anhand der tatsächlichen Lebensumstände des Steuerpflichtigen beurteilt werden. Das Fehlen eines Mietvertrags mit den Eltern ist nicht entscheidend.

Eine Betriebsveranstaltung (Betriebsausflug, Weihnachtsfeier, Betriebsjubiläum usw.) liegt im überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers. Das gilt auch bei Kapitalgesellschaften, z. B. bei einer GmbH oder einer UG haftungsbeschränkt. Liegen die entsprechenden Voraussetzungen vor, dann sind die Zuwendungen bei den Arbeitnehmern nicht als Arbeitslohn zu erfassen, soweit der Freibetrag von 110 € pro Arbeitnehmer nicht überschritten wird. Das gilt auch für einen GmbH-Gesellschafter, der Arbeitnehmer seiner GmbH ist.

Praxis-Beispiel:
Eine GmbH veranstaltete mit ihren 8 Arbeitnehmern einen 2-tägigen Betriebsausflug. Die Fahrtkosten und die Kosten für Unterkunft und Verpflegung haben pro Person 200 € betragen. Für die 8 Arbeitnehmer sind somit insgesamt Aufwendungen in Höhe von (8 × 200 € =) 1.600 € entstanden. Von den Kosten, die auf die Arbeitnehmer entfallen, bucht die GmbH (8 × 110 € =) 880 € als lohnsteuerfreie Sachzuwendung. Die verbleibenden 720 € unterwirft die GmbH pauschal mit 25% der Lohnsteuer, sodass die pauschal versteuerten Lohnbestandteile nicht in der individuellen Lohnabrechnung erfasst wurden. Die pauschale Steuer beträgt insgesamt 202,50 € (720 € × 25 % = 180,00 € + 5,5 % = 9,90 € Solidaritätszuschlag + 12,60 € (7%) pauschale Kirchensteuer). Aber! Die in den Rechnungen enthaltene Umsatzsteuer darf insgesamt nicht als Vorsteuer abgezogen werden.

Geburtstagsfeier des Arbeitnehmers (GmbH-Gesellschafters)
Begünstigt sind maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr, zu denen nicht die Geburtstagsfeier gehört, zu der ein Arbeitnehmer einlädt. Diese Aufwendungen trägt der Arbeitnehmer, sodass nur er einen Werbungskostenabzug geltend machen kann. Grundsätzlich dürfen die Aufwendungen für eine Geburtstagsfeier nicht als Werbungskosten abgezogen werden. Unter bestimmten Voraussetzungen können die Kosten aber ganz oder teilweise beruflich veranlasst sein. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn die Feier nicht in erster Linie der Ehrung des Jubilars und damit nicht der repräsentativen Erfüllung gesellschaftlicher Konventionen dient, sondern dem kollegialen Miteinander und daher der Pflege des Betriebsklimas. Das ist der Fall, wenn der Jubilar mit seiner Einladung der Belegschaft Dank und Anerkennung zollt oder gefestigten betrieblichen Gepflogenheiten Rechnung trägt.

Praxis-Beispiel:
Der alleinige Geschäftsführer einer GmbH hat anlässlich der Vollendung seines 60. Lebensjahrs sämtliche Mitarbeiter der GmbH (insgesamt ca. 70 Personen) in eine Werkstatthalle der GmbH eingeladen. Die GmbH war bei der Organisation der Geburtstagsfeier eingebunden. Die Werkstatthalle wurde für die Feierlichkeit mit Mobiliar der GmbH (Bierzeltgarnituren) ausgestattet. Die Feier fand an einem Freitag von 12 Uhr bis 17 Uhr statt. Ein Teil der Gäste erschien in Arbeitskleidung. Die Kosten der Feier beliefen sich auf ca. 35 € pro Person. Außerdem fanden private Geburtstagsfeiern des Geschäftsführers mit deutlich höheren Kosten statt. Das Finanzamt lehnte den Abzug der Aufwendungen für die Geburtstagsfeier in Höhe von 2.470 € ab. Der BFH sah jedoch zwischen den Aufwendungen und den steuerpflichtigen Einnahmen einen Veranlassungszusammenhang und ließ den Werbungskostenabzug zu.

Werbungskosten sind Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen. Davon ist auszugehen, wenn die Aufwendungen mit der Erzielung von Einkünften objektiv zusammenhängen und ihr subjektiv zu dienen bestimmt sind, d.h. wenn sie in wirtschaftlichem Zusammenhang mit den Einnahmen aus nichtselbstständiger Arbeit stehen. Dabei kommt es entscheidend darauf an, welche Gründe den Steuerpflichtigen zu den Aufwendungen bewogen haben.

Das bedeutet, dass der Anlass einer Feier ein Indiz, nicht aber das alleinentscheidende Kriterium ist. Trotz des Geburtstags, der ein herausgehobenes persönliches Ereignis ist, können die Aufwendungen für die Feier beruflich veranlasst sein. Ob die Aufwendungen Werbungskosten sind, ist daher anhand weiterer Kriterien zu beurteilen. So ist von Bedeutung, wer als Gastgeber auftritt, wer die Gästeliste bestimmt, ob es sich bei den Gästen um Kollegen, Geschäftsfreunde oder Mitarbeiter (des Steuerpflichtigen oder des Arbeitgebers), um Angehörige des öffentlichen Lebens, der Presse, um Verbandsvertreter oder um private Bekannte oder Angehörige des Steuerpflichtigen handelt. Zu berücksichtigen ist außerdem, an welchem Ort die Veranstaltung stattfindet, ob sich die finanziellen Aufwendungen im Rahmen vergleichbarer betrieblicher Veranstaltungen bewegen und ob das Fest den Charakter einer privaten Feier aufweist oder ob das nicht der Fall ist.

Der Wert der Leistungen, den Arbeitnehmer durch eine Betriebsveranstaltung erhalten, ist regelmäßig anhand der Kosten zu schätzen, die der Arbeitgeber dafür aufgewendet hat. Diese Kosten werden, soweit sie nicht individualisierbar sind, zu gleichen Teilen auf sämtliche Teilnehmer und damit auch auf Familienangehörige und Gäste, die den Arbeitnehmer bei der Betriebsveranstaltung begleitet haben, aufgeteilt.

Der auf Familienangehörige entfallende Aufwand wird dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet. Hierbei ist eine Freibetragsgrenze von 110 € zu berücksichtigen. Bei der Berechnung müssen alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer einbezogen werden. Dies gilt unabhängig davon, ob sie dem einzelnen Arbeitnehmer individuell zugerechnet werden können oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung bezahlt. Allgemeinkosten sind nicht einzubeziehen.

Die Freibetragsgrenze von 110 € gilt pro Arbeitnehmer, auch wenn der Ehegatte und die Kinder des Arbeitnehmers an einer Betriebsveranstaltung teilnehmen. Überschreiten die Kosten, die insgesamt auf den Arbeitnehmer, seinen Ehegatten und seine Kinder entfallen, den Betrag von 110 €, muss der übersteigende Betrag als Arbeitslohn versteuert werden.

Der Unternehmer erfasst nur die Kosten für eine Betriebsveranstaltung als Lohnaufwand, die auf seine Arbeitnehmer entfallen. Aufwendungen, die auf den Unternehmer selbst und seine Gäste entfallen, können nicht als Lohnaufwand gebucht werden. Die eigenen Aufwendungen bucht der Unternehmer als "Sonstige betriebliche Aufwendungen". Die Kosten, die auf seine Gäste entfallen, erfasst der Unternehmer als Privatentnahmen, wenn die Gäste aus privaten Gründen eingeladen wurden, und als geschäftliche Bewirtungskosten und/oder Geschenke für Geschäftsfreunde, wenn die Einladung aus betrieblichen Gründen erfolgt ist.

Bewirtungskosten und übrige Aufwendungen, die diesen Personenkreis betreffen, können nach den "allgemeinen" Regelungen im Abzug beschränkt sein (für Geschenke gilt die 50-€-Abzugsgrenze und bei Bewirtungen die 70%ige Einschränkung für Bewirtungskosten). Übernimmt der Arbeitgeber für seine Arbeitnehmer verauslagte Reiseaufwendungen, sind diese als Werbungskostenersatz gemäß § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei, weil die Teilnahme an einer Betriebsveranstaltung beruflich veranlasst ist.